A automatização de processos tem o objetivo de tornar operacional um processo que antes era executado de forma manual, por meio da tecnologia e da integração de sistemas e dados.
Quando falamos em gestão empresarial, esse é um grande passo, capaz de trazer maior competitividade, eficiência e valor para os clientes.
Entendendo a automação de processos.
Usamos a tecnologia a nosso favor diversas vezes, economizando tempo e esforço para tarefas do dia a dia, seja por meio de um aplicativo de compras ou por um assistente virtual. Quando falamos de automação de processos em uma empresa, é a mesma situação porém aplicada aos negócios.
Objetivo da automação de processos.
O principal objetivo da automação de processos é aprimorar o andamento do fluxo de trabalho dentro de uma empresa.
Com essa técnica, é possível reduzir custos, tempo, desperdícios, e ainda aumentar a produtividade, minimizar falhas e controlar todos os processos do seu negócio.
Por meio da automação é possível substituir atividades manuais pelas automatizadas ou até usufruir de softwares e sistemas para dar apoio a diversas atividades. Com a automação de processos, é possível que, por meio de formulários e etapas já predefinidas na ferramenta, todo o fluxo de trabalho pode ser padronizado e feito de forma online, como por exemplo:
- a fase de aprovação do orçamento, em que basta designar o responsável de cotação, com disparos automáticos a fornecedores;
- avaliação da viabilidade técnica, por regras de negócio pré definidas;
- negociação de valores, a partir das regras de custos;
- homologação;
- recebimento do pagamento;
- contratação.
Dessa forma, o colaborador terá acesso ao sistema por meio de um acesso, acompanhar o andamento de processos e administrá-lo
Como realizar a automação de processos?
Como vimos, a automação de processos facilita o dia a dia de um time, e é feito por meio de ferramentas específicas. Para saber como realizar a automação de processos, é preciso analisar os processos da empresa, procurando o aprimoramento do fluxo de trabalho a fim de corrigir falhas e conquistar objetivos.
Dentre as etapas da gestão de processos, a automação está muito presente em 3 delas:
- Implementação: quando se utiliza um software para inserir os processos modelados e formulários eletrônicos, definindo responsáveis e prioridades. Sendo necessário treinar seus colaboradores para que entendam o processo como um todo.
- Implantação e Execução: quando se coloca o mapeamento dos processos em prática, executando as atividades propriamente ditas.
- Monitoramento: ao realizar o acompanhamento dos processos, verificar se o processo ocorre conforme o esperado e monitorar metas e objetivos. Essa fase será muito facilitada com um processo automatizado. Isso porque o monitoramento poderá ser feito de maneira automática e podem ser enviados alertas para os casos críticos.
Mas como selecionar os processos que serão automatizados?
1. Faça um mapeamento organizacional
Para começar, é preciso verificar os processos da organização e, assim, ter uma visão sistêmica da operação, identificando possíveis gargalos, atividades duplicadas ou até aquelas que não agreguem valor.
Após essa identificação, é preciso selecionar processos para que se tornem mais eficientes, eliminando fragilidades e desperdícios.
2. Avalie o processo selecionado e seu potencial
Após realizar esse mapeamento e selecionar um processo, deve ser feita uma avaliação para conferir se, ao automatizar o processo, os recursos investidos serão superados, se serão eliminados erros, custos reduzidos a longo prazo e outros fatores de ganho com o processo. Em resumo, ver se essa automação realmente vale a pena.
3. Defina um cronograma e equipe para implementação
Ao fazer a definição desse cronograma, será preciso alinhar as expectativas com toda a equipe que participará do processo, sendo recomendado que a implementação seja feita em etapas. Neste cronograma, devem ser considerados os testes para localizar e corrigir falhas.
4. Programe treinamentos
Monte treinamentos para que todos os participantes desse processo sejam especialistas em suas áreas, isso facilitará e dará autonomia a eles.
5. Monitore sempre
Após realizar a implementação da automação dos processos, é necessário que haja um monitoramento para que seja entendido como tudo está saindo. Esses relatórios precisam ser completos com indicadores e gráficos. Somente dessa forma será possível localizar os pontos que ainda precisam ser aperfeiçoados.
Quer contar com a automação de processos dentro da sua empresa? Conte com nosso time de especialistas e tire suas dúvidas.