Skip to content
Descubra como fazer automação de processos na sua empresa.

Como fazer automação de processos

A automatização de processos tem o objetivo de tornar operacional um processo que antes era executado de forma manual, por meio da tecnologia e da integração de sistemas e dados. 

Quando falamos em gestão empresarial, esse é um grande passo, capaz de trazer maior competitividade, eficiência e valor para os clientes. 

 

Entendendo a automação de processos.

Usamos a tecnologia a nosso favor diversas vezes, economizando tempo e esforço para tarefas do dia a dia, seja por meio de um aplicativo de compras ou por um assistente virtual. Quando falamos de automação de processos em uma empresa, é a mesma situação porém aplicada aos negócios. 

 

Objetivo da automação de processos.

O principal objetivo da automação de processos é aprimorar o andamento do fluxo de trabalho dentro de uma empresa. 

Com essa técnica, é possível reduzir custos, tempo, desperdícios, e ainda aumentar a produtividade, minimizar falhas e controlar todos os processos do seu negócio.

Por meio da automação é possível substituir atividades manuais pelas automatizadas ou até usufruir de softwares e sistemas para dar apoio a diversas atividades. Com a automação de processos, é possível que, por meio de formulários e etapas já predefinidas na ferramenta, todo o fluxo de trabalho pode ser padronizado e feito de forma online, como por exemplo:

  • a fase de aprovação do orçamento, em que basta designar o responsável de cotação, com disparos automáticos a fornecedores;
  • avaliação da viabilidade técnica, por regras de negócio pré definidas;
  • negociação de valores, a partir das regras de custos;
  • homologação;
  • recebimento do pagamento;
  • contratação.

 

Dessa forma, o colaborador terá acesso ao sistema por meio de um acesso, acompanhar o andamento de processos e administrá-lo

 

Como realizar a automação de processos?

Como vimos, a automação de processos facilita o dia a dia de um time, e é feito por meio de ferramentas específicas. Para saber como realizar a automação de processos, é preciso analisar os processos da empresa, procurando o aprimoramento do fluxo de trabalho a fim de corrigir falhas e conquistar objetivos.  

Dentre as etapas da gestão de processos, a automação está muito presente em 3 delas:

  • Implementação: quando se utiliza um software para inserir os processos modelados e formulários eletrônicos, definindo responsáveis e prioridades. Sendo necessário treinar seus colaboradores para que entendam o processo como um todo.
  • Implantação e Execução: quando se coloca o mapeamento dos processos em prática, executando as atividades propriamente ditas.
  • Monitoramento: ao realizar o acompanhamento dos processos, verificar se o processo ocorre conforme o esperado e monitorar metas e objetivos. Essa fase será muito facilitada com um processo automatizado. Isso porque o monitoramento poderá ser feito de maneira automática e podem ser enviados alertas para os casos críticos.

 

Mas como selecionar os processos que serão automatizados?

 

1. Faça um mapeamento organizacional

Para começar, é preciso verificar os processos da organização e, assim, ter uma visão sistêmica da operação, identificando possíveis gargalos, atividades duplicadas ou até aquelas que não agreguem valor.

Após essa identificação, é preciso selecionar processos para que se tornem mais eficientes, eliminando fragilidades e desperdícios.

 

2. Avalie o processo selecionado e seu potencial

Após realizar esse mapeamento e selecionar um processo, deve ser feita uma avaliação para conferir se, ao automatizar o processo, os recursos investidos serão superados, se serão eliminados erros, custos reduzidos a longo prazo e outros fatores de ganho com o processo. Em resumo, ver se essa automação realmente vale a pena.

 

3. Defina um cronograma e equipe para implementação

Ao fazer a definição desse cronograma, será preciso alinhar as expectativas com toda a equipe que participará do processo, sendo recomendado que a implementação seja feita em etapas. Neste cronograma, devem ser considerados os testes para localizar e corrigir falhas.

 

4. Programe treinamentos

Monte treinamentos para que todos os participantes desse processo sejam especialistas em suas áreas, isso facilitará e dará autonomia a eles.

 

5. Monitore sempre

Após realizar a implementação da automação dos processos, é necessário que haja um monitoramento para que seja entendido como tudo está saindo. Esses relatórios precisam ser completos com indicadores e gráficos. Somente dessa forma será possível localizar os pontos que ainda precisam ser aperfeiçoados.

 

Quer contar com a automação de processos dentro da sua empresa? Conte com nosso time de especialistas e tire suas dúvidas.

Continue sua leitura!

Além do hype: Explorando o impacto real da IA

Além do hype: Explorando o impacto real da IA

A inteligência artificial (IA) se tornou um termo presente desde artigos científicos até conversas casuais. Mas o deslumbramento em torno desse assunto encobre a realidade prática da tecnologia e os…
Descubra o framework ideal para o seu projeto

Descubra o framework ideal para o seu projeto

Construir um projeto pode ser comparado à construção de uma casa. Assim como um bom pedreiro precisa de ferramentas adequadas para erguer uma estrutura sólida e segura, o sucesso do…
Otimização de Banco de Dados

Otimização de Banco de Dados

Bancos de dados são essenciais para o funcionamento de qualquer sistema ou aplicação que armazene e manipule dados. No entanto, mesmo os bancos de dados mais bem projetados podem apresentar…

Planejamento

O planejamento do sprint é um evento no scrum que inicia o sprint.

O objetivo desse planejamento é definir o que pode ser entregue no sprint e como esse trabalho vai ser alcançado.

O planejamento do sprint é feito em colaboração com toda a equipe Scrum.

Desenvolvimento

Desenvolvemos seu projeto em seu ambiente ou em nossas instalações, com profissionais sob sua gestão, sob a nossa, ou compartilhada, com o uso do Outsourcing.

Todo o acompanhamento ocorre a partir de metodologias, frameworks e ferramentas de gestão participativa no desenvolvimento da solução.

A partir deste processo, temos a versão Beta para testes.

Nesta etapa, realizamos a documentação das soluções, inclusive as já existentes.

As entregas são sempre acompanhadas de descritivos funcionais e técnicos, possibilitando a compreensão da solução e sua divulgação.

Homologação

Nossos analistas de qualidade agregam valor final à sua solução, garantindo a superação do resultado esperado.

Produzimos roteiros e evidências de testes que auxiliam no processo de validação do cliente.

É na etapa da homologação, que ocorre a comprovação, pelo cliente e demais partes interessadas, de que o produto resultante do projeto de software atende aos critérios exigidos.

Revisão

Nessa etapa lidaremos com a Sprint Review.

Ou seja, validaremos as entregas da equipe e verificaremos se os critérios estabelecidos no planejamento foram executados.

É o momento de coletar os feedbacks do que a equipe construiu.

Em outras palavras, essa etapa pode ser entendida como uma conversa entre a equipe e as partes interessadas sobre como melhorar o produto.

No fim de cada Sprint, o time se reúne para falar sobre o processo.

Retrospectiva

A etapa de retrospectiva é como um ritual de avaliação do Sprint que acabou de se encerrar.

Nessa reunião, o Time Scrum considera o que foi bom e o que deve ser melhorado, traçando planos de ações em busca da melhoria contínua do processo.