O método Kanban é muito conhecido por aqueles que se apropriam da cultura ágil. Ele ficou tão conhecido que muitos usam o Kanban sem saber que é um método ágil.
Essa palavra tem origem japonesa e, em português, significa cartão ou sinalização. Ela representa um sistema que tem como intuito aumentar a produtividade da empresa, sendo essencial nos dias atuais.
Apesar de muito usada nos dias de hoje, esse método foi desenvolvido pela Toyota na década de 40! Porém, os seus benefícios são tantos que o método foi adotado por empresas de todos os segmentos e é usado até hoje.
O método
O Kanban é um sistema de controle, gestão de estoque e fluxo de peças. Para colocá-lo em prática é utilizado pequenos cartões (post-its) que, por conta de sua sinalização por cores, acaba sendo um tipo de gestão visual.
No Brasil, esse método está presente na maioria das equipes que desejam um nível de excelência, onde o Kanban serve para registrar tarefas e ações por meio de simbologias visuais.
A ideia do método Kanban é ser simples, com material de fácil acesso, no caso os post-its. Mas, por ter se difundido entre as empresas, hoje já existem ferramentas online que oferecem esse método online, como o trello, asana, operand e muitas outras.
Conheça os tipos de kanban
De movimentação
O método Kanban de movimentação é utilizado por departamentos envolvidos em uma determinada tarefa. Sendo assim, esses funcionários recebem uma notificação para iniciarem a produção.
De produção
Este é o mais usado nas empresas, sendo fundamental que todos os colaboradores responsáveis visualizem a sequência correta do projeto por meio de murais ou dos aplicativos já mencionados.
Esses ‘murais’ costumam ser divididos como:
- to do: o que deve ser feito;
- doing: tarefas em execução;
- done: tarefas concluídas.
As tarefas são distribuídas de acordo com o seu andamento junto com uma descrição resumida do que precisa ser executado, horário de início, data limite e quem é o responsável.
Quais os benefícios desse método?
O método kanban contribui com o aumento da eficiência em seu setor e empresa, mas essa não é a única vantagem de usufruir deste método. Confira mais alguns dos benefícios que ele traz.
Evita que os funcionários fiquem ociosos
Um dos grandes problemas dos gestores é ter equipes de trabalhos ociosas. Essa ociosidade gera, além de prejuízos financeiros, uma baixa motivação e engajamento no trabalho pela equipe.
O método Kanban ajuda a acabar com essa ociosidade, já que os funcionários estão sempre cientes do que precisa ser desenvolvido por eles. Além disso, os funcionários tendem a trabalhar mais para que suas responsabilidades sejam cumpridas e registradas.
Reduz o tempo gasto para a execução dos processos
Seguindo a mesma linha de trabalhar mais. A redução do tempo é uma vantagem do método Kanban, já que ao saber o que é de sua responsabilidade e os seus prazos, esses funcionários tendem a produzir mais e mais rápido.
A divisão em três fases de produção evita falhas na produção e queda na qualidade do produto final.
Gera processos mais rápidos e de alta qualidade.
É simples e fácil de ser aplicado
O método, como um todo, é fácil de ser aplicado e pede um baixo investimento. Sendo possível implementá-lo e usufruir de todos os benefícios sem precisar passar por muitas mudanças.
Já que as demandas são identificadas rapidamente, sem a necessidade de analisar relatórios e memorandos, as burocracias desses processos acabam sendo eliminadas.
Conheça mais sobre os métodos ágeis aqui.
Como implementar na sua empresa?
Antes de adotar o método Kanban, é importante saber qual é a necessidade da sua empresa. Identifique os projetos, analise quais deles podem ser adaptados para essa metodologia. Com isso feito, basta listar as tarefas em suas respectivas colunas e seguir o cronograma estipulado.
Prepare a sua equipe
Por mais que o Kanban seja um método simples, é preciso explicar para a sua equipe todos os benefícios ele irá trazer para a produtividade, afinal, sempre que uma ferramenta nova é implementada, é normal que alguns colaboradores ofereçam alguma resistência.
Ao fazer isso, a sua equipe irá enxergar o Kanban como um meio para conferir maior produtividade à rotina de trabalho, e não como uma forma de o gestor vigiar o seu progresso.
Identifique etapas de trabalho
Crie tags para categorizar os tipos de atividade e otimizar os quadros, quanto mais visual eles forem, melhor. Você poderá criar quadros com tags denominadas “urgentes”, “retrabalho”, entre outros.
É importante também limitar o tempo que uma tarefa pode ficar na coluna “to do”, ainda mais se for de categoria “urgente”.
Defina tarefas prioritárias
Priorizar tarefas irá evitar a insatisfação dos clientes, e ajudar as suas equipes a atingir as metas de forma mais eficaz. Dessa forma, você elimina esforços desnecessários e ainda melhora a qualidade das entregas e reduz custos. Todos saem ganhando!
Mensure o processo constantemente
É a mensuração dos processos que irá garantir e informar se ele continua melhorando e fazendo sentido para a sua empresa. Um método de mensuração muito usado é o Burndown Chart, que é um gráfico utilizado no Scrum para descrever o progresso diário. Aproveite este gráfico para identificar pontos de melhoria e realizar mudanças no fluxo de trabalho.
Qual a relação entre kanban e scrum?
É comum confundir o Kanban com o Scrum. O Scrum é um método ágil voltado para a gestão de projetos, muito usado por equipes que desenvolvem softwares.
Ele tem o objetivo de facilitar o trabalho executado por uma equipe com lista de requisitos, reuniões periódicas, feedbacks constantes e etc. Ele define desde os papéis a serem ocupados no decorrer do trabalho até a duração das reuniões a serem feitas.
E para que ele funcione, é preciso seguir à risca tudo que foi pré-definido.
Por sua vez, o Kanban é um sistema que tem o intuito de ajudar no trabalho da equipe, como uma linha de produção. Essa ferramenta permite que o time do projeto faça as suas atividades com maior clareza e colaboração.
É importante entender que o kanban não pode ser utilizado como um substituto para o scrum, mas os dois podem ser combinados para resultados mais eficazes.
O kanban proporciona algumas vantagens para o Scrum Team, como:
- facilita a visualização dos riscos existentes no projeto;
- permite que o Product Owner e o Time de Desenvolvimento identifiquem eventuais gargalos que estejam atrasando as entregas;
- indica a produtividade individual de cada integrante da equipe, pois cada cartão entregue pode ter um responsável encarregado.
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